Politică de Confidențialitate - ContractDigital.ro

ARTICOLUL 1 - DEFINIȚII

Date cu caracter personal - orice informații privind o persoană fizică identificată sau identificabilă;

Operator de date - ContractDigital.ro, în calitate de entitate care determină scopurile și mijloacele de prelucrare a datelor cu caracter personal;

Persoană vizată - orice persoană fizică ale cărei date cu caracter personal sunt prelucrate;

Prelucrare - orice operațiune sau set de operațiuni efectuate asupra datelor cu caracter personal;

Platformă - sistemul informatic ContractDigital.ro accesibil la adresa www.contractdigital.ro;

Servicii - serviciile de semnare electronică a contractelor oferite prin platformă;

Utilizator - persoana fizică sau juridică care își creează un cont pe platformă pentru a utiliza serviciile;

Client - persoana fizică sau juridică care semnează contracte trimise de un Utilizator;

Contract electronic - documentul contractual generat și semnat prin intermediul platformei.

ARTICOLUL 2 - IDENTITATEA OPERATORULUI DE DATE

Denumire: AI MINDLOOP SRL

CUI: 41458014

Nr. Înmatriculare: J20/1900/27.09.2019

Sediu social: Str. Tudor Vladimirescu nr. 28A, et. Mansardă, cam. 1, cod 900728, Loc. Constanța, Jud. Constanța, România

Email contact: [email protected]

Telefon: 0726 327 192

Website: www.contractdigital.ro

Responsabil Protecția Datelor (DPO): [email protected] (dacă este cazul)

ARTICOLUL 3 - CATEGORII DE DATE PRELUCRATE

În cadrul furnizării serviciilor noastre, prelucrăm următoarele categorii de date cu caracter personal:

3.1. Date de identificare: nume, prenume, CUI/CNP, seria și numărul actului de identitate, semnătură olografă electronică

3.2. Date de contact: adresă de email, număr de telefon, adresă poștală

3.3. Date firmă (pentru persoane juridice): denumire, CUI, număr registrul comerțului, sediu social, reprezentant legal

3.4. Date de autentificare: nume utilizator, parolă (stocată criptat), token-uri de sesiune

3.5. Date contractuale: valoarea contractului, descrierea serviciilor/produselor, perioada de execuție, clauzele contractuale

3.6. Semnătură electronică: semnătura olografă captată digital, timestamp-ul semnării, adresa IP de la semnare

3.7. Date de utilizare: adresă IP, tip browser, dispozitiv utilizat, timestamp-uri de acces, acțiuni efectuate pe platformă

3.8. Date de facturare și plată: informații necesare facturării și procesării plăților (prin procesatori terți)

3.9. Comunicări: email-uri schimbate între operatori și utilizatori, mesaje din platformă

ARTICOLUL 4 - SCOPURILE PRELUCRĂRII

Datele dumneavoastră cu caracter personal sunt prelucrate pentru următoarele scopuri:

Crearea și gestionarea conturilor utilizatori - înregistrare, autentificare, administrarea profilului
Furnizarea serviciilor de semnare electronică - generarea contractelor, facilitarea semnării, arhivarea documentelor
Generarea și transmiterea contractelor - crearea documentelor personalizate și trimiterea lor către părțile contractante
Arhivarea contractelor semnate - păstrarea în siguranță a documentelor pentru accesul ulterior
Facturare și contabilitate - emiterea facturilor, procesarea plăților, evidența contabilă
Respectarea obligațiilor legale - conformitatea cu cerințele ANAF, legislația comercială și fiscală
Comunicare cu utilizatorii - asistență tehnică, notificări importante, actualizări de servicii
Îmbunătățirea serviciilor - analiză și optimizare a funcționalităților platformei
Securitate și prevenirea fraudelor - protejarea platformei și utilizatorilor împotriva accesului neautorizat
Marketing direct - trimiterea de oferte și informații promoționale (doar cu consimțământul explicit)

ARTICOLUL 5 - TEMEIUL LEGAL AL PRELUCRĂRII

Prelucrarea datelor dumneavoastră se bazează pe următoarele temeiuri legale conform GDPR:

5.1. Executarea contractului (Art. 6(1)(b) GDPR)
Pentru furnizarea serviciilor de semnare electronică, gestionarea contului și îndeplinirea obligațiilor contractuale

5.2. Obligații legale (Art. 6(1)(c) GDPR)
Pentru arhivarea contractelor, respectarea cerințelor fiscale și de raportare către ANAF

5.3. Consimțământ (Art. 6(1)(a) GDPR)
Pentru activități de marketing direct, newsletter și comunicări promoționale

5.4. Interes legitim (Art. 6(1)(f) GDPR)
Pentru securitatea platformei, prevenirea fraudelor și îmbunătățirea serviciilor

ARTICOLUL 6 - DURATA DE STOCARE A DATELOR

Datele dumneavoastră sunt păstrate pentru următoarele perioade:

6.1. Conturi active: Pe toată durata abonamentului + 30 de zile după încetare pentru eventuale recuperări

6.2. Contracte semnate: Minimum 10 ani conform Codului Civil român (art. 2517) - prescripția extinctivă

6.3. Date de facturare: 10 ani conform Legii contabilității nr. 82/1991

6.4. Logs și date tehnice: 12 luni pentru securitate și depanare

6.5. Date marketing: Până la retragerea consimțământului sau dezabonarea

6.6. Backup-uri: 90 de zile, apoi ștergere automată

Notă importantă: Datele pot fi păstrate mai mult timp în cazul unor investigații legale în cours sau cerințe specifice ale autorităților competente.

ARTICOLUL 7 - DESTINATARII DATELOR

Datele dumneavoastră pot fi comunicate următorilor destinatari:

Părțile contractante - Utilizatorul și clientul acestuia primesc contractele semnate
Furnizori de servicii IT - Companii de hosting, servicii email, backup și mentenanță tehnică
Procesatori de plăți - Stripe, PayPal sau alți furnizori autorizați pentru procesarea plăților
Autorități competente - La cerere legală justificată (ANAF, instanțe judecătorești, poliție)
Consultanți juridici și financiari - Pentru servicii de consiliere specializată

Angajament: Nu vindem, închiriem sau comercializăm datele dumneavoastră cu terțe părți în scopuri de marketing.

Transfer internațional: Datele sunt procesate în principal în UE/SEE. Orice transfer în afara acestor zone se face doar cu garanții adecvate conform GDPR.

ARTICOLUL 8 - SECURITATEA DATELOR

Implementăm următoarele măsuri de securitate pentru protejarea datelor dumneavoastră:

8.1. Criptare SSL/TLS: Toate comunicările sunt criptate cu certificate SSL de ultimă generație

8.2. Parole criptate: Parolele sunt stocate folosind algoritmi de hash puternici (bcrypt/Argon2)

8.3. Backup automat: Backup zilnic automat cu stocare criptată pe servere separate

8.4. Servere securizate: Hosting în centre de date certificat în Uniunea Europeană

8.5. Acces restricționat: Accesul la date este limitat strict la personalul autorizat

8.6. Monitorizare 24/7: Supraveghere continuă pentru detectarea tentativelor de intruziune

8.7. Proceduri incident: Plan de răspuns rapid în caz de breșă de securitate, cu notificare în 72 ore conform GDPR

ARTICOLUL 9 - DREPTURILE PERSOANEI VIZATE

Conform GDPR, beneficiați de următoarele drepturi:

9.1. Dreptul de acces (Art. 15 GDPR): Puteți solicita informații despre datele prelucrate și o copie a acestora

9.2. Dreptul de rectificare (Art. 16 GDPR): Puteți cere corectarea datelor inexacte sau incomplete

9.3. Dreptul de ștergere - "dreptul de a fi uitat" (Art. 17 GDPR): Puteți solicita ștergerea datelor în anumite condiții

9.4. Dreptul de restricționare (Art. 18 GDPR): Puteți cere limitarea prelucrării în situații specifice

9.5. Dreptul la portabilitatea datelor (Art. 20 GDPR): Puteți primi datele într-un format structurat pentru transfer

9.6. Dreptul de opoziție (Art. 21 GDPR): Puteți să vă opuneți prelucrării bazate pe interes legitim

9.7. Dreptul de retragere a consimțământului: Pentru activitățile de marketing, puteți retrage consimțământul oricând

9.8. Dreptul de a depune plângere: Puteți sesiza Autoritatea Națională de Supraveghere (ANSPDCP)

Exercitarea drepturilor: Trimiteți cererea la [email protected]. Răspundem în maximum 30 de zile de la primirea cererii complete.

ARTICOLUL 10 - COOKIE-URI

Platforma noastră utilizează cookie-uri pentru funcționarea optimă:

10.1. Tipuri de cookie-uri utilizate:

Cookie-uri esențiale: Necesare pentru funcționarea de bază (autentificare, sesiune)
Cookie-uri funcționale: Pentru îmbunătățirea experienței utilizatorului
Cookie-uri analytics: Pentru statistici de utilizare (Google Analytics - anonimizat)

10.2. Cookie-uri terțe părți:

Utilizăm servicii terțe care pot seta propriile cookie-uri (Google Analytics, procesatori de plăți).

10.3. Gestionarea cookie-urilor:

Puteți configura browser-ul pentru a bloca sau șterge cookie-urile. Acest lucru poate afecta funcționalitatea platformei.

ARTICOLUL 11 - MINORI

Serviciile ContractDigital.ro sunt destinate exclusiv persoanelor cu capacitate juridică deplină:

Nu colectăm intenționat date de la persoane sub 16 ani
Pentru minori între 16-18 ani este necesar consimțământul părinților
Părinții pot solicita ștergerea datelor copiilor lor prin [email protected]
Verificăm vârsta prin solicitarea documentelor de identitate la înregistrare

ARTICOLUL 12 - MODIFICĂRI ALE POLITICII

Ne rezervăm dreptul de a modifica această Politică de Confidențialitate:

Modificările vor fi notificate prin email către utilizatorii înregistrați
Modificările importante vor fi anunțate și pe platformă
Data ultimei modificări va fi actualizată în partea superioară a documentului
Continuarea utilizării serviciilor după modificări constituie acceptarea noilor termeni

ARTICOLUL 13 - CONTACT PENTRU PROTECȚIA DATELOR

Pentru orice întrebări legate de protecția datelor, contactați:

Email: [email protected] sau [email protected]

Telefon: 0726 327 192

Autoritatea de supraveghere:

Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP)

Website: www.dataprotection.ro

Email: [email protected]